Bạn đang tìm kiếm mẫu sổ trực bảo vệ chuẩn? Hay bạn là nhân viên mới đang lúng túng không biết cách báo cáo tình hình trong ca? Đừng bỏ qua bài viết này. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi sổ giao ca trực bảo vệ chi tiết từ khâu kiểm kê tài sản đến xử lý sự cố, giúp quy trình làm việc trở nên trơn tru và minh bạch hơn bao giờ hết.
Sổ giao ca trực bảo vệ là gì ?
Sổ giao ca trực bảo vệ (hay còn gọi là nhật ký trực) là một loại sổ sách nghiệp vụ bắt buộc tại các mục tiêu bảo vệ như: bảo vệ tòa nhà, kho bãi, bảo vệ nhà máy xí nghiệp, bảo vệ văn phòng công ty, bảo vệ trường học…). Đây là nơi ghi lại toàn bộ diễn biến, tình hình an ninh trật tự và quá trình bàn giao công việc giữa các nhân viên bảo vệ từ ca này sang ca khác.
Có thể hiểu sổ giao ca thông qua 3 khía cạnh cốt lõi sau:
-
Về mặt nghiệp vụ: Đây là công cụ chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm. Khi một ca trực kết thúc, mọi thông tin về tài sản, công cụ hỗ trợ và các tình huống an ninh dang dở sẽ được truyền đạt lại cho ca sau một cách chính xác, đảm bảo mục tiêu luôn được bảo vệ 24/7 mà không bị gián đoạn thông tin.
-
Về mặt nội dung: Sổ ghi chép chi tiết mốc thời gian, nhân sự trực, danh mục công cụ hỗ trợ (như bộ đàm, đèn pin, chìa khóa) và các biến động thực tế (khách ra vào, xe cộ, sự cố kỹ thuật…).
-
Về mặt giá trị: Sổ giao ca không đơn thuần là những trang giấy viết tay sơ sài. Trong bảo vệ chuyên nghiệp, nó được ví như một “nhật ký sống” – nơi phản ánh trung thực nhất thái độ làm việc và năng lực quản lý của nhân viên tại vị trí đó.
Nói cách khác, sổ giao ca trực bảo vệ chính là “sợi dây liên kết” giữa các thành viên trong đội bảo vệ, giúp mọi vị trí luôn nắm bắt được tình hình chung dù không trực tiếp có mặt ở các ca trực khác nhau.
Tại sao cần phải có sổ giao ca trực ?
Việc duy trì ghi chép sổ giao ca không chỉ là quy định bắt buộc mà còn mang lại những lợi ích thiết thực cho cả nhân viên lẫn đơn vị chủ quản:
-
Tránh đùn đẩy trách nhiệm: Khi đã ký vào sổ giao ca, người nhận trực xác nhận rằng mọi thứ tại thời điểm đó đều ổn định. Nếu có hư hỏng phát sinh sau đó, trách nhiệm thuộc về ca sau.
-
Giúp quản lý kiểm soát: Đội trưởng hoặc chủ quản chỉ cần kiểm tra sổ là biết được tình hình mục tiêu trong ngày mà không cần trực tiếp có mặt 24/24.
-
Thể hiện tính chuyên nghiệp: Một công ty bảo vệ chuyên nghiệp, uy tín luôn có hệ thống sổ sách rõ ràng, minh bạch, giúp khách hàng yên tâm hơn về công tác an ninh.
Các nội dung cần có trong một biên bản giao ca
Để đảm bảo tính minh bạch và chặt chẽ, một mẫu sổ giao ca chuẩn không chỉ là vài dòng viết tay sơ sài mà cần phải bao gồm đầy đủ các đầu mục quan trọng sau đây:
-
Thời gian giao nhận: Ghi chính xác giờ, ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc ca trực.
-
Thông tin nhân sự: Họ và tên đầy đủ của người bàn giao (ca trước) và người nhận bàn giao (ca sau).
-
Tình hình an ninh trong ca: Phản ánh mọi biến động, sự việc phát sinh hoặc ghi “Tình hình ổn định” nếu không có sự cố.
-
Kiểm kê tài sản & CCHT: Liệt kê số lượng, tình trạng của bộ đàm, đèn pin, chìa khóa, gậy điện…
-
Các công việc tồn đọng: Những lưu ý đặc biệt hoặc việc chưa giải quyết xong cần ca sau tiếp nối.
-
Chữ ký xác nhận: Phải có chữ ký của cả hai bên sau khi đã kiểm tra thực tế.
>> Xem thêm: Các Bước Trong Quy Trình Kiểm Soát Hàng Hóa Ra Vào Cổng
Cách ghi sổ giao ca trực bảo vệ chi tiết nhất
Để tránh việc ghi chép sai sót hoặc thiếu thông tin quan trọng, dưới đây là cách cách ghi sổ giao ca trực bảo vệ yêu cầu tất cả nhân viên bảo vệ nên tuân thủ quy trình 5 bước bài bản dưới đây:
- Bước 1: Chuẩn bị trước khi giao ca: Đi tuần tra một vòng cuối tại các chốt yếu và hệ thống cửa. Hệ thống lại các sự việc phát sinh trong ca ra giấy nháp để tránh việc tẩy xóa trong sổ chính thức.
- Bước 2: Ghi thông tin hành chính: Ghi rõ: “Ca trực từ … giờ ngày … đến … giờ ngày …” và họ tên đầy đủ của các nhân viên thực hiện giao nhận.
- Bước 3: Ghi chi tiết nội dung bàn giao
– Mục tài sản: Liệt kê cụ thể. Ví dụ: “02 bộ đàm – hoạt động tốt; 01 chùm chìa khóa kho – đầy đủ”
– Mục sự việc: Nếu có sự cố, ghi theo công thức: Thời gian -> Sự việc -> Cách xử lý -> Kết quả.
- Bước 4: Ghi chú nhắc nhở (Nếu có): Ghi lại các dặn dò đặc biệt. Ví dụ: “Lúc 17h00 có đoàn khách đến làm việc”, “Chú ý kiểm tra cửa sổ tầng 3 do chốt bị lỏng”.
- Bước 5: Ký xác nhận: Sau khi cùng kiểm tra thực tế, cả người giao và người nhận thực hiện ký và ghi rõ họ tên.
>>> Xem thêm: Mẫu Sổ Bàn Giao Ca Trực Bảo Vệ Của Công Ty Bảo An Chuyên Nghiệp
Những lưu ý khi ghi sổ giao ca trực bảo vệ
-
Tính trung thực: Tuyệt đối không ghi khống, ghi sai sự thật để né tránh trách nhiệm.
-
Sự rõ ràng: Chữ viết dễ đọc, không viết tắt tùy tiện. Nếu viết sai, hãy gạch ngang và ký tên bên cạnh, tuyệt đối không dùng bút xóa.
-
Tính kịp thời: Ghi chép ngay khi sự việc xảy ra, tránh đợi đến cuối ca trực mới nhớ lại.
-
Ngôn ngữ: Sử dụng từ ngữ phổ thông, lịch sự, ngắn gọn và súc tích.
Mẫu biên bản giao ca trực tham khảo
| Mục | Nội dung chi tiết |
| Thời gian | 06:00 – 18:00 Ngày ………/…../202….. |
| Nhân viên | Nguyễn Văn A (Giao) – Trần Văn B (Nhận) |
| Tình trạng tài sản | 02 bộ đàm ổn định; 01 xe máy (biển số 59L1-123.xx). |
| Sự việc trong ca | 10:00: Phát hiện ống nước sảnh rò rỉ. Đã báo kỹ thuật xử lý xong lúc 10:30. |
| Ký tên | (Ký tên A) – (Ký tên B) |
>> Xem thêm: Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Tại Bảo Vệ Song Hỏa Long Chuẩn & Mới Nhất
Tóm lại, nắm vững cách ghi sổ giao ca trực bảo vệ chính là thước đo cho tinh thần trách nhiệm và tác phong chuyên nghiệp của người nhân viên an ninh. Việc ghi chép khoa học không chỉ giúp quản lý mục tiêu hiệu quả mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng để bảo vệ bạn trước các rủi ro tranh chấp.
Các đơn vị chủ quản cũng nên áp dụng mẫu sổ thống nhất để tối ưu hóa việc giám sát và lưu trữ. Hy vọng những hướng dẫn về cách ghi sổ giao ca trực bảo vệ này sẽ giúp bạn tự tin hơn, góp phần xây dựng môi trường làm việc an toàn và kỷ luật.
