Trong môi trường làm việc hiện đại như ngày nay thì việc đảm bảo an ninh cho công ty là một yếu tố rất quan trọng. Nhân viên bảo vệ cần thực hiện nhiệm vụ kiểm tra an ninh, giám sát các loại giấy tờ ra vào trong công ty. Vậy mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ là gì ? Nó có lợi ích gì ? Mời các bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài chia sẻ dưới đây nhé.
Tìm hiểu về giấy ra vào công ty là gì ?
Trong những khu vực cần đến sự an toàn và tính nghiêm ngặt cao như các cơ quan nhà nước, các công ty lớn, doanh nghiệp thì việc quản lý ra vào cổng là điều hết sức quan trọng. Bởi ở đây có lượng người và phương tiện đi lại mỗi ngày rất lớn, đòi hỏi cần phải có hệ thống kiểm soát an ninh chặt chẽ. Mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ chính là một công cụ hiệu quả để đảm bảo vấn đề an ninh trật tự tại đây.
>> Xem thêm: Cách Lập Phương Án Bảo Vệ Cho Văn Phòng Công Ty An Toàn, Hiệu Quả
Giấy ra vào cổng công ty có cần thiết không ?
Vấn đề triển khai hệ thống giấy ra vào cổng công ty không chỉ đơn giản hóa quá trình kiểm soát mà nó còn góp phần tạo nên môi trường an toàn và ổn định hơn. Đặc biệt với những nơi quan trọng có nhiều người và phương tiện đi lại cần phải đảm bảo tình hình an ninh tuyệt đối. Giấy ra vào cổng công ty mang đến lợi ích như:
- Giúp quản lý lượng người và phương tiện một cách tốt nhất
- Tài sản và con người trong công ty được đảm bảo an toàn
- Giúp cho quy trình kiểm soát trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn cho cả nhân viên bảo vệ và người đi lại, mọi người không cần phải chờ đợi lâu.
- Việc yêu cầu cần có mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ sẽ giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến tình hình an ninh như giả mạo danh tính, trà trộn vào để thực hiện hành vi trộm cắp.
Hướng dẫn chi tiết sử dụng mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ
Mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ là mẫu giấy được phát cho khách hàng, các công nhân, nhân viên hoặc bất cứ ai cần ra vào khu vực bảo vệ. Lúc này, bạn cần phải đăng ký với người quản lý của khu vực và cung cấp đầy đủ các thông tin mà họ yêu cầu và mục đích ra của mình là gì. Với những thông tin này sẽ giúp cho người quản lý khu vực kiểm soát một cách dễ dàng hơn trong việc đảm bảo vấn đề an ninh trật tự cho tất cả mọi người.
Quy trình cấp phát giấy ra vào cổng công ty
- Để sử dụng giấy ra vào cổng công ty một cách hiệu quả nhất thì cần phải có quy trình cấp phát, quá trình kiểm tra và lưu trữ rõ ràng.
- Đối với nhân viên thì mỗi người sẽ được cấp giấy ra vào cá nhân, trong đó bao gồm đầy đủ các thông tin về chức vụ, tên, thời gian hiệu lực.
- Đối với đối tác hay khách hàng thì quy trình cấp giấy ra vào tạm thời cần phải được hiện sau khi đã kiểm tra và xác minh đầy đủ thông tin cá nhân. Nó là một bước quan trọng để đảm bảo rằng chỉ những người có lý do chính đáng mới được phép ra vào công ty. Nó bao gồm những công việc như kiểm tra giấy tờ tùy thân, thông tin liên hệ với người chịu trách nhiệm trong công ty để xác định rõ mục đích của khách hàng, ghi đầy đủ thông tin vào hệ thống quản lý.
Thực hiện kiểm tra và xác minh đầy đủ thông tin
Khi nhận giấy tờ thì nhân viên bảo vệ cần phải kiểm tra một cách kỹ lưỡng. Chẳng hạn như các loại giấy tờ tùy thân như căn cước công dân, hộ chiếu…và cần đối chiếu với các thông tin mà họ đã cung cấp trước đó.
Quản lý và lưu trữ các thông tin về giấy ra vào công ty
Việc quản lý và lưu trữ thông tin về giấy ra vào cũng cần phải được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống. Các công ty có thể sử dụng hệ thống quản lý điện tử để tiện theo dõi và lưu trữ các loại giấy tờ ra vào đã được cấp phép. Khi truy xuất các thông tin sẽ nhanh chóng hơn, kịp thời phát hiện các dấu hiệu bất thường để từ đó đưa ra giải pháp xử lý phù hợp.
>> Xem thêm: Chi Tiết Công Việc, Nhiệm Vụ Của Nhân Viên Bảo Vệ Nhà Máy
Tham khảo các thông tin cần có trong mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ
Những thông tin cần phải có trong mẫu giấy ra vào cổng công ty như sau:
- Ghi rõ ngày, tháng, năm
- Ghi đầy đủ các thông tin cá nhân như: họ tên, số điện thoại, bộ phận làm việc, phương tiện đi lại.
- Mục đích ra vào cổng công ty là gì
- Ý kiến xác nhận của quản lý bộ phận: đối với mục này thì quản lý bộ phận của nhân viên cần ký xác nhận để đảm bảo các thông tin nêu trên là chính xác.
- Ý kiến xác nhận của bảo vệ: mục này sẽ do nhân viên bảo vệ trực cổng quản lý, sau khi đã kiểm tra đầy đủ các thông tin ở trên là chính xác thì nhân viên bảo vệ sẽ mở cổng cho công nhân ra vào công ty.
Bảo vệ Song Hỏa Long, địa chỉ cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, uy tín
Việc đảm bảo tình hình an ninh cho công ty không chỉ dựa vào mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ mà nó cần đến sự hỗ trợ của các dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp. Công ty Bảo vệ Song Hỏa Long tự hào là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ bảo vệ, sở hữu đội ngũ bảo vệ hùng mạnh được đào tạo bài bản với nhiều năm kinh nghiệm.
Công ty chúng tôi cung cấp nhiều loại hình dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp từ bảo vệ công ty, bảo vệ khu công nghiệp, bảo vệ tòa nhà, bảo vệ chung cư, bảo vệ ngân hàng, bảo vệ trường học cho đến bảo vệ cá nhân. Dịch vụ bảo vệ của Song Hỏa Long luôn được kiểm soát an ninh tốt nhất, quản lý giấy ra vào công ty một cách chu đáo. Đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng ứng phó với các tình huống khẩn cấp một cách nhạy bén và an toàn tuyệt đối.
Mẫu giấy ra vào cổng bảo vệ là một phần không thể thiếu trong lĩnh vực bảo vệ an ninh cho các nhà máy xí nghiệp, công ty. Bên cạnh đó cũng cần phải sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên bảo vệ để nâng cao tính an toàn và ổn định. Nếu bạn đang có nhu cầu thuê nhân viên bảo vệ thì đừng quên ghé thăm công ty bảo vệ Song Hỏa Long để được hỗ trợ tốt nhất bạn nhé.
